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Festa high-tech: como organizar tudo sem sair de casa

Do local desejado aos serviços oferecidos no evento, saiba como realizar uma festa usando somente a internet

Festa high-tech: como organizar tudo sem sair de casa

Admita: está cada vez mais fácil organizar uma festinha. Se antes você precisava encontrar os profissionais certos, ir longe para buscar itens de decoração e até contratar pessoas para te ajudar a fazer algo, mesmo que um petit comité, saiba que já é possível fazer tudo virtualmente, da locação de lugares até a contratação de buffets.

O processo, é claro, não é tão fácil quanto parece – afinal, é preciso confiar nos serviços pesquisados caso não queira fazer uma visita ou degustação dos alimentos escolhidos para o seu evento.

Como?

Antes de começar, você tem de entender o que o seu evento precisa. Se uma festa infantil, vai precisar de buffets específicos para o público, ou contratar equipes que estão acostumados a lidar com crianças - há muitos ateliês de festas na web esperando um contato via site.

Para descobrir exatamente o "como", ou seja, tudo com o que você vai precisar se preocupar, pode começar procurando nos sistemas de buscas a frase exata que deseja: "como organizar uma festa de casamento (ou infantil, ou para adolescentes, ou na praia, ou batizado, ou open house e assim por diante...)".

Logo nos primeiros resultados, você já encontra listas de afazeres e necessidades que o evento demanda. “Fundamentalmente, o essencial para organizar um evento é o planejamento, uma vez que as necessidades são diferentes de acordo com cada tipo de evento”, comenta Mayra Benetti, organizadora de eventos.

Grosso modo, podemos dividir os eventos em duas categorias: os corporativos e os sociais. “Os corporativos são meetings, reuniões e outras situações de trabalho. Já os sociais são as festas de debutantes, noivas, aniversários, festas de confraternização, noturnas, entre outros”, explica Mayra.

São justamente os eventos sociais que exigem um planejamento especifico. “Enquanto no corporativo temos que definir o objetivo do evento, o tema e o público-alvo, no social temos que entender nossas próprias vontades e prioridades”, argumenta a especialista.

É necessário pensar em três momentos antes de planejar a festa: o pré (fase em que ocorre a ideia e organização), o evento em si e, claro, o depois.

“Na fase de pré-evento rabiscamos todas as nossas vontades, ou seja, é o momento em que elaboramos a estratégia que ajudará a evitar o desperdício e diminuirá fatalmente os imprevistos”, diz Mayra.

Durante o evento deve-se considerar a criação de um checklist que vai garantir maior eficiência no acompanhamento e cumprimento das tarefas no prazo previsto.

“Já o pós-evento é o momento em que fazemos o balanço dos resultados e fechamento dos custos, porque sim, sempre temos imprevistos e, como consequência, novos gastos”, reconhece Mayra.

Convidando os amigos

Uma das formas mais fáceis e práticas de convidar os amigos para a sua festa é usar o Facebook. Ali, você pode criar um evento, selecionar as pessoas que deseja e pronto: todos estarão convidados e, no dia da festa, serão lembrados sobre o encontro pela rede social.

Outra opção é o site Eventioz, que cria páginas para divulgação e gerenciamento de qualquer tipo de confraternização. Ali, você ainda pode compartilhar a sua festa e até criar um sistema de cobrança de ingressos – se for o caso.

A hora do "sim"

Está organizando um casamento? O trabalho pode ser menor do que parece. Sites como o iCasei! e o Pronto Casei auxiliam na longa jornada que é chegar ao altar.

Os serviços incluem: lista de convidados, lista de presentes online (que pode ser montadas em parceria com sites multimarcas), mapa da festa, RSVP e outros itens adicionais, como blog, vídeos e galerias de fotos para os pombinhos.

É possível até organizar uma "vaquinha" para a lua de mel, já que tais sites disponibilizam um sistema de pagamentos virtuais. Há, também, sites especializados em cotas de lua de mel, como o homônio Lua de Mel Cotas e as próprias operadoras de turismo, caso da CVC.

E a comida?

Toda a estrutura da festa pode ser orçada e agendada remotamente. Buffets do Brasil inteiro realizam orçamentos pelos sites próprios ou e-mail - basta informar o local desejado para a festa, a quantidade de pessoas, o tempo de duração e escolher um dos menus oferecidos.

A empresária Claudia Dias encomendou docinhos virtualmente, sem sequer conhecer a empresa fornecedora previamente. "Precisava de algo para o dia seguinte e não tinha tempo de sair do escritório e ir atrás de uma casa especializada. Pesquisei na internet, achei alguns sites e preenchi o formulário do que mais gostei, explicando a necessidade", lembra-se.

Algumas horas depois, Claudia recebeu o retorno com fotos e preços e, mais tarde, uma representante da empresa também telefonou perguntando se havia mais alguma dúvida. "Fiz o pagamento via transferência bancária, recebi a nota fiscal eletrônica e, no dia combinado, tudo foi entregue conforme eu esperava. Essa postura solícita da empresa, mesmo para um pedido online, foi o que me conquistou", comenta.

O caminho das pedras

Para não esquecer nadica de nada, listamos as principais necessidades com as quais você deve se preocupar para organizar a festinha sem sair da frente do computador:

  1. Defina o local. Você conhece algum salão ou buffet que gostaria de experimentar? Orce-o pelo site do lugar. Aproveite e peça indicações aos amigos via redes sociais.
  2. Hora de escolher as comidinhas. Você pode orçar e agendar algum buffet que já tenha provado pela internet. Se desejar, é possível, também, marcar uma degustação. Procure por reviews sobre a empresa, digitando o nome dela no Google ou outro buscador.
  3. A decoração pode ficar por conta de empresas especializadas ou, se você preferir, você pode comprar itens aleatórios para deixar o seu evento mais pessoal. Óbvio, tudo disponível em variadas lojas online. E se está sem ideias sobre o que fazer, há milhares de blogs, brasileiros e de outros países, com ideias incríveis para você copiar (indicando os fornecedores) ou fazer sozinha, em casa (o chamado Do It Yourself – DIY).
  4. Não tem cadeiras ou pratos suficientes? Apele para empresas que alugam tais acessórios. Em boa parte delas, você consegue um orçamento via site, bastando passar a data e a quantidade de pessoas que vai receber.
  5. Faça a relação de amigos que deseja convidar e mande invites via Facebook ou e-mail.
  6. Hora das compras das bebidas: calcule 600 ml de refrigerante por pessoa e 200 ml de água mineral por pessoa. Você pode fazer a compra em supermercados que permitem compras virtuais e solicitar entrega programada em sua casa ou no local da festa.
  7. Caso opte por docinhos, é ideal prever 6 itens por convidado. Você também pode fazer vários orçamentos online, já que as empresas do setor estão acostumadas à prática.
  8. Para o bolo, devem ser consideradas 60 g para cada convidado. Aqui, a regra é a mesma das dicas anteriores: orce e agende degustação. Ainda vale procurar reviews e comentários de pessoas que já contrataram o serviço. Indicações dos amigos têm peso maior na decisão.
  9. O que mais a sua festa deve ter? Barman, animação, projetores, karaokês e dançarinos também estão disponíveis na internet.
  10. Prepare a música. Você pode montar todo seu playlist em serviços virtuais, como Spotify, Deezer, Grooveshark, iTunes e Google Play Music são boas opções - alguns deles são em inglês, ok?

 

É confiável?

Para não correr riscos, pesquise. Achou uma empresa incrível por um preço muito em conta? Desconfie.

A melhor forma de descobrir se tal serviço é de confiança é procurando em sites de reclamações online como o Reclame Aqui.

Em geral, os sites dos prestadores de serviço contam, também, com galerias de fotos de eventos passados e depoimentos de pessoas que já contrataram tal empresa. Tudo para deixá-la mais tranquila antes de realizar o agendamento.

Fique atenta, também, à forma de pagamento: nunca quite 100% do valor antes de o evento ocorrer. O padrão é combinar 50% antes e 50% para logo após a festa. Por garantia, você pode dar preferência pelas versões de pagamento online, que ajudam a resolver eventuais problemas futuros, como o PagSeguro UOL ou Pay Pal.

(Foto: Getty Images)